Seminar

Effektives Dokumentenmanagement

Code: M6ABff12

Die Unternehmen sehen sich mit ständig zunehmenden juristischen Anforderungen (GDPdU, GOBS, elektronische Signatur, Dokumentations- und Nachweispflichten usw.) konfrontiert. Das Dokumentenvolumen – insbesondere das elektronische – wächst und die Verarbeitung der Information muss immer mehr beschleunigt werden. Papiergebundene Arbeitsweisen kommen daher zunehmend an die Grenzen ihrer Möglichkeiten und Leistungsfähigkeit. Andererseits werden elektronische Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) immer preiswerter und einfacher in der Handhabung, so dass sie auch für kleine und mittlere Unternehmen inzwischen sehr interessant sind. Durch einen richtig geplanten Einsatz eines DMS kann man nicht nur zwingend vorgeschriebene gesetzliche Auflagen erfüllen, sondern auch neue organisatorische Möglichkeiten erschließen und damit Wettbewerbsvorteile erlangen. Dieses Seminar zeigt dazu den Weg.

Zielgruppe

Führungskräfte und Projektmitarbeiter aus den Fachbereichen, die sich mit der Auswahl und nachhaltigen Einführung von Dokumenten-Management befassen und dafür einen Überblick über die relevanten Probleme und Themenstellungen, einen vertieften Einblick in die existierenden Technologien und Produkte sowie ein eigenes Urteilsvermögen für deren Tauglichkeit im eigenen Umfeld benötigen.

Nutzen

Die Teilnehmer erhalten einen breiten und fundierten Überblick zu Grundlagen und Anwendungen des Dokumentenmanagements sowie ihrer Möglichkeiten und Grenzen. Die Diskussion ihrer Funktionalität sowie eine Abgrenzung zu verwandten Gebieten und komplementären Technologien wird sie in die Lage versetzen, DMS hinsichtlich einer gegebenen Aufgabenstellung richtig einzuschätzen und effektiv zu nutzen.

Programminhalt

Was ist Dokumentenmanagement?
- Begriffe, Definitionen, Abgrenzungen
- Was ist ein Dokument?
- Dokumenten-Organisation, Dokumentenlebenszyklus und Prozesse
- Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Juristische Anforderungen
- Rechtliche Grundsätze, Konsequenzen
- Technische Konsequenzen und Lösungsansätze
- Rechtsthemen: GOB, GOBSdU, Revisionssicherheit, Verfahrensdokumentation,
E-Mail-Archivierung, El. Signatur, El. Personalausweis

Prozesse
- Geschäftsprozesse als zentraler Aspekt der Facharchitektur
- Prozessanalyse und Prozessgestaltung
- Die Dokumente im Geschäftsprozess

Architektur eines DMS
- Wie ist ein Dokumenten-Management-System technisch aufgebaut?
- Komponenten, Architektur, Standards

Das DMS-Projekt
- Projektablauf: Was ist besonders zu beachten?
- Projektbeispiele

Wirtschaftlichkeit
- Kosten und Nutzen (Quantitative, Qualitative)
- Neue organisatorische Möglichkeiten nutzen

Systeme am Markt
- Der Markt für Dokumenten-Management-Systeme
- Systemkategorien und Systemauswahl

Methoden

Vortrag, Diskussion, Systemdemonstrationen

Trainer Dr. Klaus Götzer

Dr. Klaus Götzer war für mehrere Jahre in einem Unternehmen der Luft- und Raumfahrtindustrie in einer Organisationsabteilung als Organisator, Projektleiter und stellvertretender Hauptabteilungsleiter tätig. An der Universität des Saarlandes (Prof. Scheer) promovierte er mit dem Thema ,,Optimale Wirtschaftlichkeit und Durchlaufzeit im Büro". Anschließend war er in einer Unternehmensberatung für den Bereich ,,Prozessoptimierung" zuständig und leitete eine Geschäftsstelle. Seit 1993 ist er selbstständig und führt IT- und Organisationsprojekte im Öffentlichen Dienst, in Industrie- und Versicherungsunternehmen durch. Hierbei beschäftigt er sich vor allem mit den Themen Geschäftprozess-Optimierung, Dokumenten-Management, Workflow und DataWare-House.

Dauer

09.00 bis 17.00 Uhr

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Abgelegt unter: DMS, ECM, Archivierung, Dokumentenmanagement, Lean Office, elektronische Dokumente, Compliance, Dokumentenorganisation