Die Assistentin als Informations- und Wissensmanagerin

SekretärInnen, AssistentInnen, Office-ManagerInnen, SachbearbeiterInnen

Der gezielte und zeitsparende Umgang mit Informationen ist heute eine Schlüsselqualifikation. Sie lernen im täglichen Arbeitsablauf schnell und sicher relevante Informationen zu gewinnen, bewerten, aufbereiten und archivieren.
Die 5 Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Informations- und Wissensmanagement in der Assistenz: Recherchieren - aufbereiten - priorisieren - weiterleiten - archivieren
Erfolgsfaktor 1 - Kommunikative Kompetenz im Umgang mit Informationen
Erfolgsfaktor 2 - Professionelle Recherche und Informationsgewinnung
Erfolgsfaktor 3 - Optimaler Informationsfluss und Priorisierung der Aufgaben
Erfolgsfaktor 4 - Gezieltes Aufbereiten von Informationen
Erfolgsfaktor 5 - Aufbewahren und wiederfinden Ihrer Informationen

1. Seminartag - Vormittag

Die Assistenz im Informationszeitalter: Neue Herausforderungen

• Informationslogistik in der Assistenz
• Ihre Rolle als Informations- und Wissensmanagerin
• Spagat zwischen Informationsflut und Informationsmangel bewältigen

Informationsmanagement unter dem Blickwinkel möglicher Erspanisse und Verschwendung

• Informationsquelle "Schreibtisch" - so behalten Sie den Überblick: optimales Schreibtischmanagement
• Informationsquelle "Chef" - die Abwesenheit des Chefs sinnvoll überbrücken
• Informationsquelle "Kopf" - unterschiedliche Memorierungstypologien

1. Seminartag - Nachmittag

Professionelle Recherchearbeit durch die Assistenz

• Beschaffen und Aufbereiten wichtiger Informationen im Unternehmen
• Suchmaschinen im Internet: welche Quellen sind seriös: so sparen sie Zeit
• Überschaubare Favoriten und gesetzlich Erlaubtes im Umgang mit dem Internet
• Effektive Lesetechniken: Informationen schneller erfassen, filtern und verarbeiten

Optimaler Informationsfluss im Office

• Strukturiertes Aufgaben-, Termin- und E-Mail-Management
• A-B-C-Analyse vor dem Hintergrund Ihres Informationsmanagements
• Entwickeln geeigneter Vorlagen und Checklisten um Informationen gezielt zu strukturieren und aufzubereiten

2. Seminartag - Vormittag

Gefunden! Wie Sie Ihre Ablage konsequent optimieren und organisieren

• Ablagestrukturen: Welches System passt in Ihren Bereich
• Wann und wie kommt das papierlose Büro?
• Durchgängigkeit und Vernetzung von Informationen sicherstellen

Transparentes Office-Management

• Aufbau einer Infothek: So sparen Sie gezielt Zeit und Ressourcen
• Kreativitätstechniken, die Sie unterstützen
• Hilfreiche Links und Adressen für eine sichere Umsetzung

2. Seminartag - Nachmittag

Effektive Stress-Strategien

• Stressfaktoren erkennen und filtern
• Die 5 H's zur inneren Balance und Zufriedenheit
• Tipps für die schnelle Entspannung in einer hektischen Zeit

Kommunikative Kompetenz und Ihr souveräner Auftritt als Informationsmanagerin

• Informationen gezielt für Ihr Gegenüber auf den Punkt gebracht
• Informationsmanagement gegenüber Kunden
• Fragetechniken und Gesprächstechniken, die Sie in Ihrem sprachlichen Auftritt unterstützen
• Konstruktives Feedback, auch in dynamischen Situationen

Feedback unserer Teilnehmer:

"Hat mir sehr gut gefallen und mir viel für meine Arbeit gebracht." (Daniela Zwack-Wandrey, Lebara Mobile)

"Meine Erwartungen wurden wirklich übertroffen; ich freue mich, das Gelernte umzusetzen..." (Magdalena Sanktjohanser, GBH)

Claudia Behrens-Schneider sammelte viele Jahre Erfahrung als Sekretärin/Assistentin in Unternehmen aus verschiedenen Branchen. Heute ist sie selbstständige Trainerin, Beraterin und ausgebildeter Coach mit den Schwerpunkten Event-Management, Zeit- und Selbstmanagement, Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung. Sie ist in verschiedenen Prüfungsausschüssen zur Management-Assistentin und Autorin verschiedener Fachbücher für den Bereich Sekretariat und Office-Management.

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